Planning, contrats de maintenance et agenda

1. Une vue calendrier unifiée

La page Planning agrège trois types d’événements dans un seul calendrier :

• les bons d’intervention planifiés (dès qu’une date de planification leur est renseignée) — cf. SAV et suivi du matériel ;
• les blocs d’agenda (réunion, formation, déplacement, personnel, indisponibilité, congés, arrêt maladie, autre) ;
• les occurrences de maintenance — des rendez-vous virtuels, déduits automatiquement de vos contrats de maintenance actifs, qui n’existent pas encore sous forme de bon tant que vous ne les matérialisez pas (section 3).

Chaque événement affiche « Client — Installation » et son type, pour identifier en un coup d’œil qui est concerné sans ouvrir la fiche.

2. Contrats de maintenance préventifs

Depuis l’onglet Contrats d’une installation, créez un contrat de maintenance préventive. Vous choisissez :

• une fréquence : annuelle, semestrielle, trimestrielle, mensuelle, ou personnalisée (nombre de jours au choix) ;
• un mode d’intervention : sur site (chez le client) ou à distance ;
• un technicien assigné (affectation automatique optionnelle), une durée par défaut, et un délai de SLA de réponse.

Le contrat calcule sa prochaine échéance et fait apparaître les occurrences correspondantes dans le calendrier, sans qu’aucun bon ne soit créé automatiquement.

3. Matérialiser une occurrence en bon

Quand une occurrence de maintenance approche (ou est due), ouvrez-la depuis le planning et cliquez sur Créer le bon : Elark génère un bon d’intervention rattaché au contrat, sur l’installation et à la date de l’occurrence. L’opération est idempotente : matérialiser deux fois la même occurrence (à quelques jours près) ne crée pas de doublon.

Les bons issus d’un contrat de maintenance démarrent directement au statut en attente (jamais brouillon), pour rester immédiatement visibles du technicien assigné.

4. Lien avec le pointage et les congés

Le planning partage ses données avec le module de pointage des techniciens :

• un bon planifié apparaît dans le planning du technicien assigné, et se prend automatiquement en charge (statut en cours) dès qu’il clique Démarrer sur le pointage ;
• un bloc de type congés ou arrêt maladie couvre la journée du technicien : aucune anomalie n’est levée si aucun pointage n’a lieu ce jour-là, mais un pointage malgré tout enregistré ce jour-là est signalé comme anomalie (« pointage pendant une absence »).

5. Bon à savoir

• Un bloc d’agenda peut être rattaché à une installation précise ou rester général (formation, réunion interne…).
• Le planning propose une perspective par technicien ou par installation, et un filtre par catégorie de bloc.